Założenie spółki w Polsce. Jak rozpocząć działalność gospodarczą?

Założenie spółki w Polsce to proces składający się z kilku kroków wymagających nakładu czasu i pracy. Przez ten proces należy rozumieć założenie spółki bądź ogólnie rozpoczęcie biznesu, niemniej jednak bez względu na fakt jak go nazwiemy stanowi on prostą i przejrzystą drogę do rozpoczęcia nowej działalności.

Proces utworzenia spółki w Polsce – co to właściwie znaczy?

Utworzenie spółki jest procesem sformalizowanym, ale rozpoczyna się od wybrania najbardziej odpowiedniej formy prowadzenia działalności gospodarczej oraz miejsca, w którym spółka zostanie zarejestrowana. Polska należy do Unii Europejskiej i rynek polski jest otwarty dla przedsiębiorców zagranicznych. Prowadzenie biznesu w naszym kraju nie jest nadzwyczaj skomplikowane i istnieją różne formy prowadzenia działalności, które przedsiębiorca może wybrać.

W Polsce najbardziej popularną formą prowadzenia działalności jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Do końca września 2021, było 39 709 podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) i większość z nich stanowiły spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – 90,62%. Popularność tej formy działalności wynika z posiadania wielu zalet, na przykład spółka z o.o. może być założona przez jedną osobę fizyczną i co do zasady wspólnicy nie ponoszą materialnej odpowiedzialności za zobowiązania spółki.

Zobacz także: Jak założyć spółkę z o.o.?

Gdy została już wybrana forma prowadzenia działalności i podjęta została decyzja o rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, nadchodzi czas, aby rozpocząć proces rejestracji spółki. W Polsce rejestracja spółki odbywa się poprzez dokonanie wpisu nowego podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Jednak przed dokonaniem elektronicznej rejestracji spółki, należy podjąć jeszcze parę kroków. Przyszły przedsiębiorca musi m.in. zgromadzić odpowiednią dokumentację. Istnieje jeszcze inna możliwość stania się właścicielem biznesu – kupienie gotowej spółki – szybki i łatwy sposób rekomendowany zwłaszcza cudzoziemcom, którzy planują rozpoczęcie działalności gospodarczej na rynku polskim.

Zobacz także: Rejestracja spółki przez obcokrajowca w Polsce

Jakie dokumenty są wymagane do założenia spółki w Polsce?

Założenie spółki w Polsce, a dokładniej rejestracja spółki, takiej jak spółka z o.o., w sądzie i urzędzie skarbowym oraz otwarcie firmowego konta bankowego trwa zazwyczaj dwa miesiące. Są dwa sposoby utworzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością: elektronicznie poprzez system s-24 (ze standardową prostą umową spółki) lub elektroniczne poprzez Portal Rejestrów Sądowych i podpisanie standardowej umowy spółki przed notariuszem (ta druga opcja jest popularniejsza). Podpisane umowy spółki przed notariuszem i zgromadzenie kapitału zakładowego jest pierwszym krokiem przy zakładaniu spółki poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Zatem przyjrzyjmy się co należy zrobić zanim spółka zostanie zarejestrowana.

Każda spółka musi również posiadać swoją własną nazwę. Zaleca się wybór nazwy spółki, która będzie łatwa do zapamiętania, prosta i, co równie ważne, nie może już być używana przez inną spółkę. Gdy wybrana jest już nazwa, czas najwyższy na przygotowanie umowy spółki. W tym celu najlepiej udać się do notariusza w Polsce lub skorzystać z usługi ekspertów z My Legal Store (bez potrzeby obecności w Polsce).  Inwestor może liczyć na nasze pełne wsparcie przy zakładaniu spółki w Polsce lub zarekomendujemy mu zakup gotowej spółki w ramach naszych usług.

W Polsce nie istnieje jeden standardowy wzór umowy spółki, natomiast dokument ten definiuje cele spółki, kompetencje członków zarządu, sposób, w jaki spółka będzie zarządzana oraz przepisy regulujące jej działalność. Postanowienia mogą różnić się w zależności od rodzaju spółki, jednak niektóre z nich są obligatoryjne. Postanowienia obowiązkowe obejmują zagadnienia takie jak nazwa spółki, miejsce siedziby spółki, zakres działalności, zgromadzony kapitał zakładowy (minimalna wysokość kapitału dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce wynosi 5 000 zł – ok. 1 100 EUR), liczba udziałów objętych przez wspólników oraz wartość nominalna udziałów objętych przez wspólników.

Założenie spółki – rejestracja nowego podmiotu w polskim KRS-ie

Jak wspomniano powyżej, założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce wymaga podjęcia przez przedsiębiorcę kilku kroków. Jednym z nich jest rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Poniżej objaśniamy procedurę rejestracji.

Rejestracji spółki w KRS-ie można dokonać elektronicznie (zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od 1 lipca 2021 roku). Formularz wniosku o wpis do KRS jest dostępny w Portalu Rejestrów Sądowych, lecz dla cudzoziemców niemówiących po polsku może stanowić to problem, ponieważ strona dostępna jest tylko w języku polskim.

Również procedura złożenia wniosku o wpis może być problematyczna dla cudzoziemców, ponieważ będą musieli skorzystać z pomocy polskiego tłumacza. Wynika to z faktu, że wniosek musi zostać złożony po polsku. Ponadto, aby wnioskować o wpis, należy również posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub zaufany profil ePUAP. Zalecamy konsultację z naszymi ekspertami, bądź zakup gotowej spółki na stronie My Legal Store w celu uniknięcia nie tylko wyżej wymienionych trudności, lecz także innych, które mogą wyniknąć podczas procesu rejestracji spółki.

Do wniosku do KRS należy załączyć także różne dokumenty (poza Umową spółki).Korzystając z Portalu Rejestrów Sądowych należy załączyć następujące dokumenty:

• oświadczenie wszystkich członków zarządu o wniesieniu w całości wkładów na kapitał zakładowy przez wszystkich wspólników,
• listę wspólników,
• adres do doręczeń dla wszystkich członków organów spółki i osób upoważnionych do powoływania zarządu,
• dokument potwierdzający powołanie członków organów spółki, jeżeli nie zawiera go akt notarialny z umową spółki,
• oświadczenie członków zarządu lub prokurentów wyrażające ich zgodę na powołanie,
• opłatę sądową.

Założenie spółki w Polsce – co po rejestracji?

Po zakończeniu procedury rejestracji spółki w Polsce w Krajowym Rejestrze Sądowym, gdy nowy podmiot posiada już swój numer KRS, należy zarejestrować go w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) w terminie 7 dni roboczych oraz w ZUS-ie, jeśli spółka zamierza zatrudniać pracowników. Jeżeli podmiot zamierza być płatnikiem VAT, należy również złożyć wniosek do urzędu skarbowego o rejestrację VAT/VAT EU.

Brzmi skomplikowanie? Jeśli tak, eksperci z My Legal Store pomogą  w wypełnieniu wszystkich wymogów, a jeśli zdecydujesz się na zakup gotowej spółki w portalu My Legal Store będziesz mógł również skorzystać z szerokiej oferty usług obejmujących m.in. wyżej wymienione wymogi. Usługi te są usługami najwyższej jakości, skrojonymi na miarę tak, aby przyszły przedsiębiorca mógł skoncentrować się na prowadzeniu biznesu i jego wzroście.

Podsumowując, rejestracja spółki w Polsce przez cudzoziemca trwa zwykle kilka tygodni i wymaga zgromadzenia wielu dokumentów i wniosków. Administracyjny koszt utworzenia spółki nie jest wysoki a inwestor, który chce rozpocząć działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialności musi pamiętać o zgromadzeniu minimalnego kapitału zakładowego (5 000 zł).

Problemem przy zakładaniu nowej działalności w Polsce może okazać się  bariera językowa i fakt, że proces zakładania spółki w Polsce jest dość sformalizowany, zatem należy liczyć na pomoc prawnika lub tłumacza przysięgłego. Po zarejestrowaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w KRS-ie, staje się ona podmiotem prawnym z pełną osobowością prawną i jest gotowa do rozpoczęcia działalności w obrocie gospodarczym. Należy jednak pamiętać, że spółka będzie potrzebować usług zewnętrznych takich jak doradztwo podatkowe, usługi księgowe, usługi prawne, usługi HR czy IT.

Sprawdź również usługi w zakresie założenia spółki poprzez portal My Legal Store lub dokonaj zakupu gotowej spółki w Polsce.

Zobacz także Kto może zostać wspólnikiem w spółce z o.o.?